이번호에는 수입과 지출에 대한 직접적인 증빙자료 이외에 사업주가 7년동안 보관해야 할 보조증빙자료에 대해서 알아보도록 하겠다.  아래의 내용 역시 일반적이 내용만을 포함하고 있으므로, 구체적인 자료정리에 대해서는 의뢰회계사에게 문의하길 바란다.  
 

▶ 직원급여 및 급여공제 계산 증빙자료

회계사가 PAYE 신고업무를 대행하더라도, 고용주는 급여관련 업무에 대한 기초자료를 정리/보관 해야 한다.  예를들어, 직원과의 고용계약서, 작성/서명된 Tax Code Declaration 양식, 급여대장, 키위세이버 및 급여공제 관련자료, 연차휴가 정산 내역 등 직원의 급여/PAYE계산 및 각종 공제 내역을 증명할 수 있는 자료가 해당이 되겠다.  근무시간이 일정하지 않는 시간급 직원인 경우 날짜/요일별 근무시간을 기록한 급여대장을 기록정리하면 고용주 업무에 도움이 되겠다.
 

▶ 차량운행일지 (Motor Vehicle Log Book)

일반적으로 개인소유의 차량을 사업용도로 사용을 할 경우 과세소득에서 경비공제를 받기위해 차량로그북을 작성하게 되는데, 이 작성된 차량로그북도 역시 7년간 보관해야 한다.  
 

▶ 상품재고평가 증빙자료

정확한 과세소득의 계산을 위해 사업주는 회계연도말 현재의 판매상품재고를 평가하도록 되어 있다.  실 재고조사에 의한 상품재고를 평가를 하였다면, 3월31일 현재의 수량과 단가를 파악해 놓은 재고조사표가 증빙자료가 된다.  만약, 회계연도말 전산재고를 그대로 재고자산으로 평가하였다면, 이를 증명하는 전산자료를 프린트 해 놓아야 하며, 여기에 재고감모손실율을 감안했다면, 재고감모손실율 통계증빙자료도 같이 준비해 놓아야 하겠다.

 

▶ 외상거래 및 고정자산 관련 증빙자료

기간과세소득을 계산하기 위해 매 회계년도말 현재의 외상거래 (외상매출금, 미수금, 외상매입금, 미지급금)에 대한 내역과 고정자산 구입 및 처분 내역을 회계사에게 전달하게 되는데, 이에 대한 증빙자료를 별도로 정리해 놓거나, 증빙자료를 쉽게 찾을 수 있도록 기록정리해 놓아야 하겠다.  고정자산을 할부로 구입하였다면, 고정자산 할부계약서도 필요하겠다.
 

▶ 기타

사업체 매매계약서, 변호사 세틀계산서, 영업장 건물주와의 임대계약서, 사업대출 관련 등 사업과 관련한 계약서 및 관련서류를 모두 보관해야 한다.  상기 자료 이외에 사업체의 재무제표 및 각종 세금신고의 계산자료는 의뢰 회계사가 보관하게 된다.
 

한가지 주의해야 하는 부분은 대부분의 사업주는 사업체관련 자료만을 보관해야 하는 것은 아니다.  IRD에서 소득세 감사를 진행할 경우 해당 사업체의 제반 증빙자료를 요구함과 동시에 사업주 본인 및 관련인(주주, 가족)의 개인명의의 Bank Statement를 요구하기도 한다. 드문 경우이지만, 실제로 개인 은행구좌의 입금액이 사업소득이 아님을 증명되지 못할 경우, IRD는 감사 후 세금 재정산시 해당금액을 사업체의 수입으로 간주하여 GST, 소득세, 가산세 및 벌금, 이자를 추가로 고지하기도 한다.  개인구좌의 입금에 대해서는 추후에 출처 및 경로를 확인할 수 있도록 메모해 놓을 경우, IRD감사시에 도움이 될 수 있겠다.