이번호에는 상품구매 및 이외 지출 관련한 증빙자료에 대해 알아보도록 하겠다.  아래의 내용은 일반적인 내용만을 포함하고 있으므로, 구체적인 내용 및 업무에 대해서는 의뢰회계사에게 문의하길 바란다.

 

일반적으로 은행구좌에서 자동지출되는 Auto Payment 와 은행관련수수료를 제외하고는 Tax Invoice, Invoice 등 지출의 내용을 증명할 수 있는 자료와 실제 지출근거가 되는 영수증, 수표책, Bank Statement, 등의 자료가 필요하겠다.

 

GST등록이 되어있는 사업체는 GST를 포함 $50 이상의 지출인 경우 반드시 Tax Invoice를 받아 보관하도록 되어 있다.  기본적으로 Tax Invoice에는 “Tax Invoice”라고 눈에 띄게 명시되어 있어야 하고, 공급처 및 GST등록번호, 발급일, 상품 및 서비스 내역, 합계금액(GST 포함여부 포함)이 명시되어 있어야 한다.  그리고, GST포함 $1,000이상인 경우에는 Tax Invoice에 공급을 받는 즉 사업체명과 주소, 공급물품이나 서비스의 수량 및 단위가 추가로 명시되어야 한다.  GST를 포함하여 $50.00 미만인 경우는 반드시 Tax Invoice를 보관해야하는 것은 아니고, 지불일자, 공급처, 물품 및 서비스 내역과 금액이 기록된 영수증이나 바우처가 있으면 되겠다.

 

GST등록이 되지 않은 공급자 혹은 일반소비자에게 중고물품을 구입하여 사업체의 사업용도로 사용을 한다면, 판매자 및 판매자 주소, 구입일, 중고물품 내역 및 수량, 지불액이 명시된 영수증을 받아 놓고, 이에 대한 지출 근거를 확인할 수 있어야 하겠다.

 

직원 회식 및 고객 접대에 대한 지출에 대해서는 추가로 접대인내역 (직원명 혹은 고객명-직책-관련회사 등), 접대 이유 등을 별도로 메모해 놓도록 IRD에서는 요구한다.  

 

사업관련 출장비용은 일반적으로 100% 경비처리가 가능하다.  따라서 출장관련 경비는 출장 (Business Travel)로 구분 정리해 놓고, 출장지, 출장목적, 동행인 등 추후에 IRD문의에 답변할 수 있도록 메모를 해 놓아야 하겠다.

 

Home Office 경비를 클레임하는 경우에는 집의 사업용 %가 확인되는 도면, 집 경비 내역 (rates, 전기, 전화, 보험료, 이자, 렌트, 제반 집관리비 등)을 정리해 놓아야 하겠다.  가능하면, 집관련 경비는 수표나 온라인뱅킹으로 지출하여 Bank Statement나 수표책(Cheque Butt)로 확인할 수 있도록 하면 되겠다.

 

매 지출이 있을때마다 장부 (Cashbook혹은 Excel)에 기록하기도 하지만, 현실적으로 장부작성이 어려운 납세자는 모든 지출을 은행구좌에서 직접 지출이 되도록 (Cheque, Eftpos, Online Banking, Credit Card) 정리를 해 놓을 경우, Bank Statement 와 신용카드 Statement를 기초적인 지출장부로 대용할 수도 있겠다.  이 경우, 모든 거래내역을 해당 statement상에 메모하고, 별도로 날짜순서로 증빙자료를 편철보관하면 되겠다.  만약, 현금으로 지출한 경비가 있다면, 이에 대해서는 별도의 대장과 증빙철을 만들어 정리보관하면 되겠다.