직원의 급여계산, 급여세(PAYE)계산 및 신고를 위해서는 어떤 형태이든 직원에 대한 급여지급 대장과 매월 직원별 급여지급 내역을 정리해야 하겠다. 주별 혹은 월별 일정한 근무시간이 정해져 있을 경우에는 급여가 일정하기 때문에 정리가 쉬어지겠지만, 근무시간이 일정하지 않은 파트타임의 경우에는 급여대장에 근무시간을 정리, 급여를 계산할 수 있도록 세심한 관리가 또한 필요하다. 급여지급과 관련한 증빙자료들도 역시 7년간 보관하여야 한다.

일반적으로 직원별 급여지급대장의 상단에는 직원에 대한 인적사항, IRD번호, Tax Code, 근무시작일, 시간급 등을 기재하도록, 그리고 하단의 Worksheet에는 급여 지급 내용들이 기재하도록 되어 있다. 맨 좌측부터 "Week ending", "Gross Wage", "PAYE", "Student Loan Deduction", "KiwiSaver Deduction"을 정리 "Net Wage" 계산할 수 있도록 되어 있다. 문방구에서 별도의 Wage book을 구입 할 수도 있지만, 'Excel' 프로그램을 이용할 경우 쉽게 양식을 변경하여 만들 수 있고, 자동 수식에 의해 쉽게 계산할 수도 있는 잇점이 있다. 가끔, 가족수당 정산을 위해 직원본인의 주별 근무시간을 문의해 오는 경우가 있는데, 주별 근무시간이 일정하지 않는 직원에 대해서는 주별 근무시간을 별도로 표시해 두면 이런 문의에 도움이 되겠다.

매월 PAYE신고시에는 직원별 급여대장의 지급일 기준으로 월별 합계를 낸다. 이런 직원별로 계산된 월별 합계는 별도의 총괄표(월별 직원별 급여지급내역)에 기록하여 PAYE신고시 회계사에게 전달하거나, 혹은 직접 "Employer Monthly Schedule"을 작성한다. 직원별 급여대장과, 월별 직원별 급여대장은 "Employer's Guide (IR335) Jan 2008"의 페이지 20을 참고하길 바란다.

잘 정리된 급여대장만 있으면, 고용주 본인이 어렵지 않게 PAYE신고를 할 수 있다. 문제는 가끔 고용주 혹은 IRD측에서의 실수로 신고업무가 잘못되어 있거나 미결 상태로 남아있는 경우가 발생한다 것이다. 이때 고용주는 IRD로부터 연락을 받거나 고용주가 IRD를 연락해서 잘못신고가 됐거나 미결상태를 바로 잡아야 하는데, 고용주가 직접 해결이 어려울 경우 바로 의뢰하는 회계 사의 도움을 받도록 해야 하겠다. 하지만, IRD와 직접 연락하여 문제를 해결하기가 어려운 고용주에게는 업무가 중복되지 않는 범위 내에서 회계사를 통해 PAYE신고 하기를 권장한다.

직원의 수가 많으면 많을수록 직원급여지급, PAYE신고와 관련한 업무가 많아진다. 또한, 각 직원들의 계획된 혹은 갑작스런 연차휴가, 병가, 조퇴 등 기타 행정업무들이 더해지고, 정기적으로 혹은 갑자기 변경되는 관련법규로 인해 고용주의 직원관련업무는 복잡해진다. 이런 이유에서 IRD가 승인한 고용관련 프로그램(Payroll Software)들이 사용되고 있는데, 직원이 많거나 고용업무가 복잡하다고 느낄 경우 매년 일정액의 사용료를 지불하더라도 이런 Payroll Software의 사용도 고려해 볼만 하겠다.

ⓒ 뉴질랜드 코리아타임스(http://www.koreatimes.co.nz), 무단전재 및 재배포 금지