이번호에는 정부(Employment New Zealand) 자료를 근거로 각 직원과 관련하여 고용주가 반드시 갖춰야 할 자료에 대해서 알아보도록 하겠다.  

- 성명, 우편주소, 나이(만20세 이하일 경우), 근무시작일, 근무종료일,

- 고용계약서 (직원 업무내용, 근로시간 등) 및 Tax Code Declaration,

- 근로기록 및 임금 계산근거,

- 연차휴가 (Annual Leave), 병가 (Sick Leave) 등 사용기록,

- 연차휴가 정산 (연차휴가 미사용분에 대한 보상) 근거,

- 법정공휴일 (Public Holiday) 근로기록 및 임금계산근거, 등

고용주는 관련기관 요청이 있을시 고용인최저권리 (최저임금 및 연차휴가 등) 를 제공하였다는 자료를 보여줄 수 있어야 한다.  직원 역시 고용주가 작성 보관하고 있는 상기자료를 열람할 권리를 가진다.  고용주와 고용인간에 고용인최저권리에 대한 분쟁은, 서로 다른 규정해석에 있기도 하지만, 계산근거가 불명확하거나 남아있는 혜택계산이 서로 다른 경우 발생된다.  상기자료를 준비해 고용인과 정기적으로 소통할 경우, 이런 분쟁은 사전에 예방할 수 있겠다.

상기 자료는 직원의 근속여부와 상관없이 6년간 보관해야 한다.  만약 고용주가 상기자료를 보관하지 않을 경우 Labour Inspector로부터 Infringement Notice 를 받거나, 고용인최저권리를 제공하지 않았을 경우 법정 (Employment Court) 을 통해 벌금이 부과될 수 있다.  

고용주는 기본적으로 직원별로 임금을 계산한 근거를 포함한 급여대장을 작성 정리해 놓아야 하겠다.  고용계약에 의해 기간별 일정 급여가 정해져 있는 경우는 다르지만, 일정하지 않은 근무시간에 시급을 계산하였다면, 각 근무일별로 근무시간을 정리해 놓아야 한다.  또한, 정부(Employment New Zealand)에서는 각종 휴가에 대한 기록을 별도의 양식에 정리해 놓도록 안내하고 있다.  그렇지만, 직원별 급여대장 여백(예, 하단 양식의 ‘참고사항’)에 직원의 휴가를 기록 정리해 놓고, 직원이 혹은 Labour Inspector의 문의가 있을때, 사용휴가 및 잔여휴가, 미사용휴가의 보상에 대해 바로 답변할 수 있다면 별도의 양식을 작성보관하지 않더라도 큰 무리는 없을 것으로 보인다.  직원별 급여대장은 시중에 판매되는 Wage Book을 구입 사용하거나, Excel 프로그램으로 양식을 만들어 사용해도 되겠다.  아래의 기본적인 직원별 급여대장 양식을 참고바란다.

직원이 많을 경우에는 각 직원별로 상기자료를 일목요연하게 정리/관리 하기가 어렵다.  이런 경우에는 연수수료를 지불하더라도 Payroll Software (급여 및 휴가관리 프로그램)를 이용하는 것도 고려해 볼만 하겠다.

주의 - 본 칼럼은 일반적인 내용으로 안내를 목적으로 쓰여졌으므로, 저희글에 의지하여 발생하는 손실에 대해서 저희가 책임을 지지 않습니다.